Connecter sa boutique en ligne à sa comptabilité

Le premier mois d'une boutique en ligne, vous saisissez les commandes à la main dans la comptabilité et cela va. Le jour où cela ne va plus, vous avez un retard et un trimestre à clôturer.

Relier les deux est l'une des rares automatisations qui se rentabilise immédiatement. C'est aussi l'une des plus faciles à rater subtilement.

Décidez quel système fait foi

Avant toute connexion, répondez à une question : où la commande d'un client existe-t-elle officiellement ?

Pour presque toutes les petites boutiques, la réponse est la boutique : c'est là que le paiement a eu lieu et là que le client regarde. La comptabilité est alors une copie en aval, et le flux va dans un sens. Dites-le à voix haute avant de commencer, car c'est par une synchronisation bidirectionnelle entre deux systèmes qui pensent tous deux avoir raison que les petites boutiques se retrouvent avec des factures en double.

Ce qui doit réellement circuler

Moins qu'on ne le suppose. Quatre choses :

• La commande, en facture ou reçu avec son numéro
• Le paiement, rattaché à cette commande
• Le remboursement, quand il y en a un
• Le taux de TVA par ligne, et c'est celui qui dérape en silence

Les fiches clients n'ont généralement pas à circuler. Copier chaque acheteur dans votre logiciel comptable crée un second stock de données personnelles à sécuriser, tenir à jour et supprimer sur demande, pour très peu de bénéfice.

Les quatre choses qui cassent tout

Les taux de TVA. Taux différents selon les produits, ou ventes transfrontalières : la correspondance doit être explicite. C'est la cause la plus fréquente d'une connexion qui « marche » jusqu'à ce que le comptable la lise.

Les remboursements, même partiels. Beaucoup de montages synchronisent la vente et oublient la contrepassation, si bien que les chiffres montent doucement.

Les frais de paiement. Ce qui arrive en banque est la commande moins les frais du prestataire. Si la connexion enregistre le brut et que la banque montre le net, rien ne se rapproche.

La numérotation. Deux systèmes générant chacun sa séquence est un problème que l'on découvre à la clôture annuelle.

À faire avant d'automatiser

Clôturez un mois à la main, délibérément, et notez chaque décision : quelle date vous avez retenue, comment vous avez traité un remboursement, où sont passés les frais. Cette liste est la spécification de la connexion, et c'est elle qui fait la différence entre une automatisation à laquelle vous vous fiez et une que vous vérifiez chaque semaine.

Faites ensuite regarder le premier mois automatisé par votre comptable. Une fois.

Restez ennuyeux

Une connexion qui déplace quatre choses dans un seul sens, avec la TVA mappée explicitement et les remboursements traités, tiendra des années. Tout ce qui est plus malin règle en général un problème que vous n'avez pas encore.

Et sachez comment vous repéreriez une panne silencieuse : le résultat le plus courant n'est pas une erreur, ce sont onze jours sans commandes qui arrivent.

À lire aussi : la version générale de cet arbitrage est quand une connexion vaut la peine d'être construite. Si votre boutique tourne encore sur un thème standard et que vous hésitez, commencez ici.

Questions fréquentes

Les données clients doivent-elles être synchronisées vers ma comptabilité ?

En général non. Une facture a besoin d'un nom et, si vous expédiez, d'une adresse — pas de toute votre base clients. Copier chaque acheteur crée un second stock de données personnelles à sécuriser, tenir exact et supprimer sur demande, pour très peu.

Pourquoi mes totaux boutique ne collent pas avec la banque ?

Presque toujours les frais de paiement. Ce qui arrive en banque est la commande moins les frais du prestataire ; si la connexion enregistre le brut et que la banque affiche le net, rien ne se rapproche tant que les frais ne sont pas passés en ligne de charge distincte.