Conectar tu tienda online con la contabilidad

El primer mes de una tienda online metes los pedidos a mano en la contabilidad y va bien. Cuando deja de ir bien, tienes un atraso y un trimestre que cerrar.

Conectar las dos cosas es una de las pocas automatizaciones que se paga sola de inmediato. También es de las más fáciles de hacer sutilmente mal.

Decide qué sistema es la verdad

Antes de conectar nada, responde a una pregunta: ¿dónde existe oficialmente el pedido de un cliente?

Para casi toda tienda pequeña la respuesta es la tienda: allí se pagó y allí mira el cliente. La contabilidad es entonces una copia aguas abajo, y el flujo va en un solo sentido. Dilo en voz alta antes de empezar, porque la sincronización en dos direcciones entre sistemas que ambos creen tener razón es exactamente cómo las tiendas pequeñas acaban con facturas duplicadas.

Qué tiene que fluir de verdad

Menos de lo que se supone. Cuatro cosas:

• El pedido, como factura o recibo con su número
• El cobro, vinculado a ese pedido
• La devolución, cuando la haya
• El tipo de IVA por línea, que es el que se tuerce en silencio

Las fichas de cliente normalmente no necesitan fluir. Copiar a cada comprador a tu programa contable crea un segundo montón de datos personales que debes proteger, mantener al día y borrar cuando lo pidan, a cambio de muy poco.

Las cuatro cosas que lo rompen

Los tipos de IVA. Tipos distintos por producto, o ventas transfronterizas: la correspondencia debe ser explícita. Es la causa más común de una conexión que "funciona" hasta que la lee el asesor.

Las devoluciones, también las parciales. Muchas configuraciones sincronizan la venta y olvidan el apunte contrario, así que las cifras suben poco a poco.

Las comisiones de cobro. Lo que entra en el banco es el pedido menos la comisión del proveedor. Si la conexión apunta el bruto y el banco muestra el neto, no cuadra nada.

La numeración. Dos sistemas generando cada uno su serie es un problema que solo ves al cierre del año.

Haz esto antes de automatizar

Cierra un mes a mano, a propósito, y anota cada decisión: qué fecha usaste, cómo trataste una devolución, dónde fue la comisión. Esa lista es la especificación de la conexión, y es lo que marca la diferencia entre una automatización en la que confías y otra que revisas cada semana.

Después pide a tu asesoría que mire el primer mes automatizado. Una vez.

Mantenlo aburrido

Una conexión que mueve cuatro cosas en un solo sentido, con el IVA mapeado de forma explícita y las devoluciones contempladas, funcionará años. Cualquier cosa más lista suele resolver un problema que todavía no tienes.

Y ten claro cómo notarías un fallo silencioso: el resultado más habitual no es un error, son once días sin que lleguen pedidos.

Véase también: la versión general de esta decisión es cuándo merece la pena construir una conexión. Si tu tienda sigue con una plantilla estándar y lo estás dudando, empieza aquí.

Preguntas frecuentes

¿Deben sincronizarse los datos de clientes con mi contabilidad?

Normalmente no. Una factura necesita un nombre y, si envías, una dirección, no toda tu base de clientes. Copiar a cada comprador crea un segundo almacén de datos personales que proteger, mantener exacto y borrar a petición, a cambio de muy poco.

¿Por qué no cuadran mis totales de tienda con el banco?

Casi siempre las comisiones de cobro. Lo que llega al banco es el pedido menos la comisión del proveedor; si la conexión apunta el bruto y el banco muestra el neto, no cuadra nada hasta que la comisión se registre como línea de gasto propia.