Collegare il negozio online alla contabilità

Il primo mese di un negozio online inserisci gli ordini a mano in contabilità e va bene. Quando smette di andare bene, hai un arretrato e un trimestre da chiudere.

Collegare le due cose è una delle poche automazioni che si ripaga subito. È anche una delle più facili da sbagliare in modo sottile.

Decidi quale sistema è la verità

Prima di collegare qualsiasi cosa, rispondi a una domanda: dove esiste ufficialmente l'ordine di un cliente?

Per quasi ogni piccolo negozio la risposta è il negozio: lì è avvenuto il pagamento e lì guarda il cliente. La contabilità è allora una copia a valle, e il flusso va in una direzione sola. Dillo ad alta voce prima di cominciare, perché la sincronizzazione bidirezionale fra sistemi che credono entrambi di avere ragione è esattamente il modo in cui i piccoli negozi si ritrovano con fatture doppie.

Che cosa deve davvero circolare

Meno di quanto si immagini. Quattro cose:

• L'ordine, come fattura o ricevuta con il suo numero
• Il pagamento, abbinato a quell'ordine
• Il rimborso, quando c'è
• L'aliquota IVA per riga, ed è quella che va storta in silenzio

Le anagrafiche clienti di solito non devono circolare. Copiare ogni acquirente nel gestionale contabile crea un secondo deposito di dati personali da proteggere, tenere aggiornato e cancellare su richiesta, in cambio di pochissimo.

Le quattro cose che lo rompono

Le aliquote IVA. Aliquote diverse per prodotto, o vendite transfrontaliere: la corrispondenza deve essere esplicita. È la causa più comune di una connessione che "funziona" finché non la legge il commercialista.

I rimborsi, anche parziali. Molte configurazioni sincronizzano la vendita e dimenticano la scrittura inversa, così i numeri salgono lentamente.

Le commissioni di incasso. Quello che arriva in banca è l'ordine meno la commissione del fornitore. Se la connessione registra il lordo e la banca mostra il netto, non quadra niente.

La numerazione. Due sistemi che generano ciascuno la propria serie è un problema che scopri solo alla chiusura dell'anno.

Fai questo prima di automatizzare

Chiudi un mese a mano, di proposito, e annota ogni decisione: quale data hai usato, come hai trattato un rimborso, dove è finita la commissione. Quell'elenco è la specifica della connessione, ed è ciò che fa la differenza fra un'automazione di cui ti fidi e una che controlli ogni settimana.

Poi fai guardare il primo mese automatizzato al tuo commercialista. Una volta.

Tienila noiosa

Una connessione che sposta quattro cose in una sola direzione, con l'IVA mappata esplicitamente e i rimborsi gestiti, funzionerà per anni. Tutto ciò che è più astuto di solito risolve un problema che non hai ancora.

E sappi come ti accorgeresti di un guasto silenzioso: l'esito più comune non è un errore, sono undici giorni senza ordini in arrivo.

Vedi anche: la versione generale di questa scelta è quando vale la pena costruire una connessione. Se il tuo shop gira ancora su un tema standard e ti chiedi se cambiarlo, parti da qui.

Domande frequenti

I dati dei clienti devono essere sincronizzati con la contabilità?

Di solito no. Una fattura ha bisogno di un nome e, se spedisci, di un indirizzo, non di tutta la tua base clienti. Copiare ogni acquirente crea un secondo deposito di dati personali da proteggere, tenere esatto e cancellare su richiesta, in cambio di pochissimo.

Perché i totali del negozio non coincidono con la banca?

Quasi sempre le commissioni di incasso. Quello che arriva in banca è l'ordine meno la commissione del fornitore; se la connessione registra il lordo e la banca mostra il netto, non quadra niente finché la commissione non viene registrata come riga di costo a sé.