Je webshop koppelen aan je boekhouding

De eerste maand van een webshop tik je de bestellingen met de hand in je boekhouding en gaat dat prima. Tegen de tijd dat het niet meer prima gaat, heb je een achterstand en een kwartaal dat af moet.

Die twee koppelen is een van de weinige automatiseringen die zichzelf meteen terugverdient. Het is ook een van de makkelijkste om subtiel verkeerd te doen.

Bepaal welk systeem de waarheid is

Beantwoord vóór elke koppeling één vraag: waar bestaat de bestelling van een klant officieel?

Voor vrijwel elke kleine shop is dat antwoord de shop — daar is betaald en daar kijkt de klant. De boekhouding is dan een kopie stroomafwaarts, en het verkeer gaat één kant op. Zeg dat hardop voordat je begint, want tweerichtingssynchronisatie tussen systemen die allebei denken gelijk te hebben is precies hoe kleine shops aan dubbele facturen komen.

Wat er werkelijk moet stromen

Minder dan mensen aannemen. Vier dingen:

• De bestelling, als factuur of bon met zijn nummer
• De betaling, gekoppeld aan die bestelling
• De terugbetaling, als die er is
• Het btw-tarief per regel, en dat is degene die stilletjes misgaat

Klantgegevens hoeven meestal niet mee. Elke koper naar je boekhoudpakket kopiëren levert een tweede stapel persoonsgegevens op om te beveiligen, actueel te houden en op verzoek te verwijderen — in ruil voor bijzonder weinig.

De vier dingen die het slopen

Btw-tarieven. Verschillende tarieven per product, of verkoop over de grens, en de toewijzing moet expliciet zijn. Dit is dé meest voorkomende oorzaak van een koppeling die "werkt" tot de boekhouder hem leest.

Terugbetalingen, ook gedeeltelijke. Veel inrichtingen synchroniseren de verkoop en vergeten de tegenboeking, waardoor de cijfers langzaam omhoog kruipen.

Transactiekosten. Wat er op je rekening landt, is de bestelling min de kosten van de betaalprovider. Boekt de koppeling het brutobedrag en toont de bank het netto, dan sluit er niets aan.

Nummering. Twee systemen die allebei hun eigen reeks maken is een probleem dat je pas bij de jaarafsluiting ziet.

Doe dit vóór je automatiseert

Sluit één maand bewust met de hand af en schrijf elke beslissing op die je nam: welke datum je aanhield, hoe je een terugbetaling verwerkte, waar de transactiekosten heen gingen. Dat lijstje is de specificatie voor de koppeling, en het is het verschil tussen een automatisering die je vertrouwt en een die je elke week controleert.

Laat daarna je boekhouder één keer naar de eerste geautomatiseerde maand kijken.

Houd het saai

Een koppeling die vier dingen één kant op verplaatst, met btw expliciet toegewezen en terugbetalingen afgehandeld, draait jarenlang. Alles wat slimmer is dan dat, lost meestal een probleem op dat je nog niet hebt.

En weet hoe je een stille storing zou merken — de meest voorkomende uitkomst is geen foutmelding, maar elf dagen lang geen bestellingen die binnenkomen.

Zie ook: de algemene versie van deze afweging is wanneer een koppeling überhaupt de moeite waard is. Draait je shop nog op een standaardthema en twijfel je daarover, begin dan hier.

Veelgestelde vragen

Moeten klantgegevens mee naar mijn boekhoudpakket?

Meestal niet. Een factuur heeft een naam nodig en, als je verzendt, een adres — niet je hele klantenbestand. Elke koper meekopiëren levert een tweede opslag van persoonsgegevens op die je moet beveiligen, kloppend houden en op verzoek wissen, in ruil voor bijzonder weinig.

Waarom sluiten mijn shoptotalen niet aan op mijn bank?

Vrijwel altijd transactiekosten. Wat op de rekening landt is de bestelling min de kosten van de provider, dus boekt de koppeling het brutobedrag en toont de bank het netto, dan sluit er niets aan tot de kosten als eigen kostenregel geboekt worden.